As empresas hoje estão sobrecarregadas por sistemas de negócios isolados e difíceis de usar, que complicam os processos e dificultam as operações. De acordo com a empresa de pesquisa de mercado IDC, as empresas perdem de 20% a 30% na receita todos os anos devido a ineficiências.

E, no entanto, muitas empresas continuam a “se contentar” com seus aplicativos e sistemas atuais, mesmo que essas não sejam as soluções certas. Infelizmente, as empresas muitas vezes reaproveitam um desses sistemas para uma tarefa que tem uma funcionalidade plausível para o projeto – imagine usar uma lanterna para abrir uma noz – mas ainda não é a ferramenta certa para o trabalho.

Mais cedo ou mais tarde, essa aplicação incorreta provavelmente causará um problema.

As consequências do uso de soluções de processos de negócios antiquadas ou, pior ainda, nenhuma solução nesse sentido, podem ser multifacetadas e, em última análise, prejudicar os resultados financeiros de uma empresa. Aqui estão seis armadilhas comuns que afetam as empresas em quase todos os setores devido a processos de negócios ineficientes ou isolados.

1. Os silos por si só

Silos são reservatórios fechados, de construção acima ou abaixo do solo, próprios para armazenamento de certos materiais, tais como cereais, cimento e outros. Quando uma organização sofre com desencontros de informação, expectativas desalinhadas e ausência de diálogo entre os departamentos da empresa, existe que se convencionou chamar de efeito silo, ou seja, a empresa está repleta de silos organizacionais.

Independentemente do setor em que você atua ou do tipo de cliente que atende, o desafio de gerenciar o fluxo de processos e as operações em diversas plataformas e sistemas é universal. Combinar tarefas manuais tediosas com a confiança que os departamentos da empresa têm em um fluxo de trabalho diário tranquilo torna virtualmente impossível manter qualquer tipo de vantagem competitiva. No entanto, é assim que a maioria das empresas opera.

Há estudos feitos sobre o efeito silo na eficiência em certas indústrias. E a conclusão geral é que os silos consomem uma grande quantidade de recursos, principalmente em termos de coesão interdepartamental. Um exemplo digno de nota mencionado pela autora Gillian Tett em seu livro, The Silo Effect, foi a Sony, cujo departamento de desenvolvimento do console PlayStation zelosamente guardou sua independência, mesmo quando o então novo CEO da empresa, Howard Stringer, tentou quebrar os silos.

Como resultado, a Sony falhou em capitalizar uma série de mudanças tecnológicas – como o iPod e a ascensão dos aparelhos de música digital – que na época estava em uma boa posição para dominar.

Como corrigir

Uma das maneiras pelas quais as empresas podem quebrar silos de trabalho com sucesso é fornecer mecanismos para alcançar transparência e abertura. As empresas podem querer considerar um “sistema único de registro” para obter transparência, agilizar as comunicações e gerenciar o desempenho.

Diversas empresas construíram sistemas de registro de grande sucesso. Os sistemas de registro são normalmente a espinha dorsal dos principais processos de negócios. Sem uma solução que mantenha tudo e todos conectados, uma organização fica vulnerável aos problemas comuns que afetam as equipes distribuídas.

2. Fraca integração de sistemas

O crescimento da automação levou a mais sistemas e soluções em funcionamento do que nunca, cada um exigindo um conjunto de processos para permitir seu uso bem-sucedido. De acordo com uma pesquisa da IDC, chamada The Document Disconnect, mais de 80% dos líderes de negócios entrevistados em vendas, RH, compras e outros departamentos concordaram que os problemas “surgem porque eles têm sistemas / aplicativos internos diferentes que não ‘conversam’ uns com os outros, “enquanto 43% dos trabalhadores entrevistados disseram que muitas vezes precisam copiar / colar ou reinserir as informações.

Sem uma solução padronizada, como uma plataforma SaaS (software as a service) que agiliza os processos, os funcionários são forçados a alternar continuamente entre fontes díspares de informação, resultando em problemas de produtividade e ainda maior rotatividade de funcionários. Uma grande empresa automotiva citada no relatório usa uma ferramenta especifica para repositório de documentos, outra para colaboração, dois sistemas de gerenciamento de documentos separados e e-mail para colaboração em processos de negócios críticos, como gerenciamento de suprimentos para uma nova iniciativa de desenvolvimento de produto. Cada fluxo de processo vive em um sistema distinto.

3. Gargalos

Só porque um processo foi executado de uma determinada maneira por muito tempo, não significa que seja, necessariamente, a melhor opção. Frequentemente, as empresas irão ignorar as fontes de lentidão do processo por causa de sua falta de visibilidade e incapacidade de entender o impacto de um gargalo. Esses gargalos às vezes são o resultado da não adaptação a novas tecnologias – ou os “guardiões” que exigem controle sobre uma fase específica de um processo. Independentemente do motivo, os obstáculos do processo podem causar grandes desacelerações, com impactos financeiros de longo alcance. A General Electric informou que apenas uma melhoria de 1% na recuperação de petróleo valia 80 bilhões de barris adicionais por ano – o equivalente a bilhões de dólares em receita adicional. Outra descoberta da GE: evitar apenas um dia de inatividade em uma plataforma offshore pode evitar US $ 7 milhões por dia em perda de produção.

Como corrigir

Adaptar-se às novas tecnologias e estar aberto a novas soluções é a melhor forma de melhorar os processos.

4. Redundâncias

Outro problema comum para empresas, de todos os portes, é a duplicação de processos. Repetir etapas dilui a qualidade de um processo e confunde quem as executa. Isso é comumente visto quando há falta de colaboração departamental ou os processos foram adaptados de uma forma não sistemática.

Como corrigir

Melhorar a colaboração departamental pode trazer grandes benefícios. Uma empresa de bens de consumo embalados da Fortune 50 conseguiu gerenciar e melhorar seu fluxo de processo eliminando atividades sem valor agregado. Isso incluiu tempo perdido, movimento desperdiçado, estoque desperdiçado devido à superprodução, atrasos de clientes, esperas por aprovações, atrasos devido a lotes de trabalho, etapas desnecessárias, duplicação de esforços e erros e retrabalho.

5. Falta de insights

Mesmo quando as empresas têm as informações corretas de B.I. (business intelligence) disponíveis, elas podem estar inacessíveis ou relatadas erroneamente devido à falta de dados em tempo real. Líderes que não têm os insights mais relevantes na ponta dos dedos têm menos probabilidade de fazer escolhas inteligentes. Se um líder ou patrocinador não sabe exatamente como você está progredindo (por exemplo, onde em uma determinada iniciativa as tarefas estão paralisadas, como os tempos de ciclo estão sendo afetados, se a linha do tempo está sendo cumprida ou se uma tarefa está no vermelho), é difícil priorizar as atividades com competência.

Como corrigir

As empresas de petróleo e gás são um exemplo do que pode ser ganho usando a análise de dados em tempo real. Eles geram grandes volumes de dados de poços e sensores em seus equipamentos e outros ativos que já implantaram. Ao mesmo tempo, os perfuradores e a equipe de manutenção aumentam esse volume, documentando suas observações e as questões que os preocupam. No entanto, esses dados potencialmente valiosos muitas vezes são inacessíveis ou difíceis de analisar porque estão em formato de texto ou trancados em silos de dados.

6. Perda de desempenho operacional

Sem um entendimento completo de todos os componentes de seus negócios, os executivos perdem a capacidade de identificar pontos fracos críticos e planejar o crescimento previsível. Simplificando, eles não podem permanecer reativos a vulnerabilidades operacionais ou mitigar as complexidades de administrar uma empresa em uma economia global. Em última análise, a falta de visibilidade do processo leva à suposição de maior risco, perda de confiança das partes interessadas e menos crescimento positivo.

Como corrigir

Os processos que conectam digitalmente fornecedores, clientes e ativos estão criando eficiências e valor para o cliente únicos e inéditos. Desde a conexão de máquinas no chão de fábrica até a conexão de dados de diferentes fornecedores de ativos, as operações na nova economia digital envolvem o uso de informações para inspirar novos processos.

Esses processos, por sua vez, ajudam a fechar as lacunas entre as empresas e seus clientes. E isso leva a um resultado financeiro mais positivo.