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À medida em que a pandemia Covid-19 continua, as empresas em todo o mundo enfrentam o desafio de adotar e sustentar rapidamente novas práticas recomendadas de trabalho remoto e virtual.

Antes uma troca rápida no corredor do escritório poderia resolver uma série de questões, agora a grande maioria da interação da empresa e resolução de problemas foi relegada para os confins de uma tela de computador – transformando reuniões remotas no emblema inesperado da cultura institucional.

Este é um momento crítico para os líderes refinarem e otimizarem a maneira como conduzem reuniões remotas. Estimular a produtividade e fomentar a conexão não só é possível em um contexto remoto, mas é fundamental para fortalecer uma força de trabalho leal e motivada durante um período de incerteza.

A preparação impulsiona a participação

Uma reunião remota bem-sucedida não começa simplesmente quando o botão “ingressar” é clicado. Em vez disso, um líder deve se preparar proativamente para os participantes. Isso começa com a transmissão de um objetivo claro para a reunião com 48 horas de antecedência, permitindo que os participantes planejem com e capacitando-os a se envolverem com confiança, sem medo de serem colocados em uma situação difícil.

Esta é uma reunião de atualização? É uma reunião de brainstorming? Isso pode variar de acordo com a reunião e pode até mesmo variar dentro da mesma reunião – por isso é muito importante começar com o propósito e, em seguida, projetar uma agenda para atender a esse propósito.

Uma vez que o propósito da reunião foi designado e a agenda preparada, é interessante limitar o tempo de cada item da pauta e vinculá-los ao seu próprio propósito individual, seja discutir ou desenvolver um plano de ação. O líder da reunião também pode considerar a possibilidade de compartilhar o conteúdo que deseja que o grupo leia ou se envolva antes da reunião, para forjar ainda mais um senso de compromisso e incitar a participação sem obstáculos.

Também é um erro comum dos líderes de equipes remotas cobrir tópicos que não se aplicam a todo o grupo, na esperança de que eles possam obter informações que seriam mais bem abordadas individualmente. Esta é uma terrível perda de tempo e cria um distanciamento dos membros da equipe aos quais a reunião ou os tópicos não se aplicam.

Defina as expectativas de envolvimento

Da mesma forma que todos os participantes de uma reunião remota devem estar na mesma página sobre seu objetivo,definir expectativas claras para o grupo é vital para o sucesso de uma reunião.

Definir regras básicas é particularmente crítico, pois enfrentamos este ambiente de trabalho único. Essa  definição prepara o terreno para o que é chamado de segurança psicológica. Em uma época em que as pessoas não estão necessariamente se sentindo totalmente confortáveis ​​em sua vida cotidiana, saber o que esperar durante essas interações únicas no local de trabalho pode definir o tom para segurança, confiança e produtividade.

Um exemplo de expectativa que podemos citar seria que todos ligassem seus vídeos durante a reunião, ou que todos estivessem no modo mudo, ou melhor, permanecessem sem som. Essa pode não ser a escolha óbvia, mas é recomendável pedir a todos que permaneçam sem som, porque as pessoas ficam muito mais engajadas se souberem que não estão silenciadas.

Digamos que um pensamento ocorra de repente a você – aquele pouco de hesitação que você tem em se inclinar para frente, sem se mexer… no momento em que você toma essa decisão, o momento já passou. Assim como a falta de vídeo, esta é uma receita para limitar o envolvimento da equipe.

Uma abordagem humanizada com os colegas

Nestes tempos incrivelmente únicos, onde a interação pessoal com colegas de equipe se tornou temporariamente impossível, é mais importante do que nunca priorizar o humano antes do colega.

No início da reunião, é recomendável que você acrescente um elemento humano e emocional. Um exemplo seria, em vez de dizer um casual “como vai?”, pergunte algo que mais específico, algo que demonstre interesse genuíno no outro.

Fazer isso abre genuinamente a porta para as pessoas compartilharem que talvez tenham tido uma noite difícil na noite anterior ou experimentado uma ligação desafiadora com um cliente – resultando novamente em uma sensação de segurança no compartilhamento e, por sua vez, empatia do grupo.

Você também pode deixar uma pergunta no chat para quebrar o gelo e não correr o risco de expor as pessoas, além de incentivar sua equipe a entrar na sala um pouco antes para responder à sua pergunta no chat. Assim que a reunião começar, você pode ter uma discussão breve, sincera ou até humorística sobre algumas das respostas.

Gerenciar personalidades

Em qualquer reunião, seja presencial ou remota, uma diversidade de personalidades estará presente. Para gerenciar o que poderia muito bem ser uma mistura de extrovertidos e introvertidos é recomendável fazer o seguinte:

Quando os debates ocorrerem, use a visualização da galeria e vá de pessoa em pessoa, pedindo-lhes que sejam firmes e focadas. Este é outro motivo pelo qual é construtivo enviar informações sobre a reunião com antecedência.

Os introvertidos não adoram que uma pergunta seja feita ao vivo, enquanto os extrovertidos ficarão felizes em falar, mas podem não fornecer suas respostas mais racionais e bem pensadas no local sem reflexão prévia.

A capacidade de se preparar irá percorrer um longo caminho para garantir que a voz de todos seja ouvida e que eles mantenham as coisas em foco  quando chegar a sua vez.

Outra maneira de envolver todas as vozes e garantir que o líder não se torne um falante desinteressante é designar pessoas diferentes para assumir a liderança em certos itens da agenda.

Os líderes de equipe muitas vezes cometem o erro de pensar que a reunião é apenas sua responsabilidade. Se eles fizerem isso, todos aparecerão na reunião esperando se divertir ou reservando o direito de não prestar atenção e realizar várias tarefas ao mesmo tempo. A abordagem colaborativa encorajará diferentes perspectivas e capacitará diferentes membros de sua equipe.

Faça um balanço do que funcionou e do que não funcionou

Sua reunião de equipe pode ter chegado ao fim, mas é aconselhável que o líder centrado no ser humano não aperte o botão “encerrar reunião” muito rapidamente. Certifique-se de que você ou alguém de sua equipe capturou os itens de ação para cada componente de sua agenda antes do encerramento da reunião. Um “quem”, “o quê” e “até quando” poderia ser registrado em um documento ativo e contínuo. Esta é uma forma de garantir que cada reunião tenha lições claras e ajuda a reforçar que foi um uso produtivo do tempo.

Além disso, é fortemente recomendável que você conduza uma avaliação mais aprofundada ao final de cada reunião. Reserve alguns minutos para perguntar o que realmente fizemos bem nesta reunião e o que queremos melhorar nas reuniões futuras.

Este também é um ótimo momento para ter uma noção prévia de como será sua próxima reunião, incluindo quem assumirá os diferentes aspectos dessa agenda e o que será enviado com antecedência.

Este é um novo território para todos os envolvidos, então reserve um tempo para descobrir o que está funcionando bem em termos de produtividade e envolvimento em suas reuniões e continue fazendo isso. Envolver sua equipe no aprimoramento da entrega dessas reuniões os ajudará a se envolverem ainda mais.

Lembre-se de que este é um trabalho em andamento. A liderança e o cuidado que você demonstra ao reunir sua equipe dessa forma serão lembrados muito depois que esta crise chegar ao fim.