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O esgotamento, ou burnout, pode fazer você atrasar seu trabalho, perder prazos e entregar trabalhos abaixo da média. Você pode até mesmo experimentar a procrastinação, tornar-se desinteressado e esbarrar em uma parede criativamente. O esgotamento pode trazer consequências ainda mais problemáticas, como prejudicar seus relacionamentos pessoais, dar a você uma péssima reputação profissional e colocar sua saúde em risco. Veja como o gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a evitar o esgotamento.

O que exatamente causa o esgotamento?

A resposta às causas do esgotamento pode variar de pessoa para pessoa. Por exemplo, trabalhar em um ambiente tóxico é um fator. Se você está sendo intimidado, assediado ou mal administrado com frequência, então, é claro, você ficará em um estado de exaustão física, emocional e mental.

Outras causas de burnout podem ser não ter expectativas claras ou ser reconhecido por seu trabalho. Mas, na maioria das vezes, o esgotamento é o resultado de uma má gestão do tempo.

Pense nisso. Causas como focar principalmente em tarefas pouco estimulantes, lidar com listas de tarefas excessivas e comprometimento excessivo podem ser resolvidas gerenciando seu tempo de maneira mais eficaz. O mesmo se aplica a fatores como trabalhar em um ambiente de trabalho caótico, responder a e-mails 24 horas por dia, 7 dias por semana e sentir que nunca tem um segundo para si mesmo.

O gerenciamento do tempo resolverá todos os seus problemas? Claro que não. Porém, administrar seu tempo é um excelente começo se você deseja evitar a ira e a inércia do esgotamento.

Conheça suas limitações.

Às vezes, há uma obsessão doentia em se tornar workaholic, como parece ser o caso de Elon Musk. Independentemente de como você se sinta pessoalmente em relação a ele, ele fez algo de bom, como popularizar o bloqueio de tempo. No entanto, trabalhar cerca de 60 a 80 horas por semana é simplesmente insano.

Você não é um robô. Você não possui superpoderes que o tornam imune à fadiga. Você é um ser humano que precisa de tempo para descansar e se recarregar.

Você sabe o quanto você pode realmente fazer em um dia? Você sabe quando está atingindo seu ponto de ruptura? Você tem estratégias prontas para evitar um ponto de ruptura? Por exemplo, se você já está com capacidade total para o dia, semana ou mesmo mês, você entende que pode recusar solicitações de tempo de entrada (e provavelmente deve diminuir as restrições de tempo extra)? Quando está fora do expediente, você escolheu maneiras de aproveitar o tempo de inatividade?

Priorize seu tempo.

Dê uma olhada em tudo o que você precisa fazer. Embora tudo possa parecer significativo, o fato é que você está dedicando muito tempo e energia às áreas erradas. Como resultado, você acaba se concentrando em coisas que são tediosas ou menos significativas.

Para conter a perda de tempo de tarefas menos essenciais, você aprende a priorizar seu tempo. Uma das maneiras mais fáceis de calcular os prazos seria se concentrar em não mais do que três coisas que você deseja concluir hoje. O ideal é que essas tarefas tenham um propósito ou que o aproximem de atingir um objetivo.

Claro, essa estratégia não funciona para todos. Felizmente, existem várias maneiras de priorizar seu tempo. Algo que funciona agora pode não funcionar mais tarde, portanto, você sempre estará atento a maneiras benéficas de priorizar seu tempo. Os exemplos incluem a definição de metas SMART, usando uma matriz de prioridade e seguindo a regra 80/20.

Alinhe seus níveis de energia com o trabalho que está fazendo.

Descubra quais são seus ritmos ultradianos específicos. Ritmos ultradianos são ciclos biológicos que ocorrem ao longo de um dia de 24 horas. Os ciclos biológicos podem não significar muito para você. Contudo, eles desempenham um papel essencial na vazante e no fluxo de sua energia ao longo do dia.

Os ritmos ultradianos significam que você pode se concentrar por uma hora em uma tarefa antes de fazer uma pausa, e eles podem ajudá-lo a planejar seu dia para obter o máximo de produtividade.

Você deve trabalhar em suas tarefas mais importantes ou desafiadoras quando tiver mais energia. Durante as calmarias de energia, faça uma pausa ou concentre-se em objetivos menos críticos. É uma técnica muito eficaz para realizar seu trabalho mais vital quando você não está lutando contra si mesmo para manter o foco, e sim quando está com a mente “fresca”. Você já tentou trabalhar quando está exausto? É mais demorado e você comete mais erros.

Aprenda a delegar.

Lembra quando você estava descobrindo como priorizar seu tempo? Tenho certeza que você se deparou com itens importantes, mas não necessariamente merecedores de seu tempo. Em vez de tentar descobrir como encaixar essas responsabilidades em sua programação, atribua-as a outra pessoa.

Agora, isso não significa passar todas as suas obrigações para outra pessoa. Delegar é saber quais tarefas devem ser realizadas pela pessoa certa. Aqui estão alguns exemplos comuns de tarefas diárias que devem ser delegadas:

• Contabilidade e reservas.
• Tarefas administrativas, como gerenciar seu calendário.
• Atendimento ao Cliente.
• Entrada de dados.
• Marketing, possivelmente.
• Embalagem e envio.
• Produção.
• Suporte técnico e de TI.
• Criação e manutenção do site.

Você ficará surpreso ao ver quanto mais tempo livre e menos estresse terá ao delegar algumas de suas tarefas menos empolgantes, e é a maneira simples de reduzir sua carga de trabalho.

Pratique o método KonMari.

Familiarize-se mais com Marie Kondo. Ela é uma consultora de organização conhecida por seus próprios métodos organizacionais. Apropriadamente apelidado de método KonMari , Kondo faz com que você pergunte se algo desperta alegria. Existem muitos gifs e piadas sobre despertar alegria, mas é uma ótima ideia quando você precisa restringir as opções e sintonizar coisas que o entusiasmam.

Normalmente, despertar alegria é aplicado para manter sua casa ou espaço de trabalho livre de bagunça. Por exemplo, se uma peça de roupa ou um móvel não lhe traz alegria, jogue-o fora ou doe-o. Ao manter sua vida simples e organizada, você ficará menos estressado.

O mesmo conceito também pode ser usado para ajudar a prevenir o esgotamento. Volte na sua lista. Quais itens você não gosta de fazer? Alguma lista contém coisas que não são necessárias? Em caso afirmativo, delegue ou exclua-os de sua programação diária.

Você também deve usar esse método para manter sua vida digital em ordem. Isso significa que se um boletim informativo não servir mais a um propósito, cancele sua assinatura para manter sua caixa de entrada menos lotada. Se uma conta de mídia social apenas deixa você mais ansioso e distraído, exclua a conta.

Rastreie suas interrupções.

Acompanhe as suas interrupções algumas vezes por ano. Você ficará surpreso com o que voltará sorrateiramente em sua programação em um curto espaço de tempo. Você tem que controlar todas as perdas de tempo para se salvar do esgotamento. Qualquer método funciona, mas uma boa pedida é usar um caderno e anotar sempre que algo o interrompe no trabalho. Seja uma notificação no seu smartphone, uma batida na porta do seu escritório ou seu estômago roncando de fome, observe quando e o que te distraiu para que possa tomar medidas para eliminar essas fontes de interrupção.

Por exemplo, vamos supor que você percebeu que gostaria de vasculhar a cozinha do escritório por volta das 10h30. Muito cedo para almoçar, concorda? Ainda  assim, você precisa comer algo. A solução? Mantenha lanches saudáveis ​​no seu escritório. Como bônus, você ainda pode parar e checar a sua equipe enquanto faz o seu lanche. É bem possível que essa prática reduza o número de batidas na sua porta para tirar dúvidas.

Reduza as reuniões.

Sem dúvida, um dos principais roubos no trabalho são as reuniões. Embora o tempo exato varie, é possível que você gaste de 35% a 50% do seu tempo em reuniões. No entanto, reuniões são necessárias. Então, qual é o compromisso aqui?

Para começar, seja realista sobre quantas reuniões você pode reservar de forma realista em um dia, sem interferir no seu trabalho. Você também pode programar todas as suas reuniões no mesmo dia ou reservar um dia por semana onde reuniões não são permitidas.

Em segundo lugar, pergunte-se se a reunião é realmente necessária ou se existe uma alternativa. Às vezes, um telefonema rápido, e-mail ou discussão no Slack  ou grupo de Whatsapp será suficiente. Você também pode usar um software de gerenciamento de projetos para monitorar o progresso de todos.

Torne seu calendário maleável.

Algumas pessoas diriam que você deve programar cada minuto do seu dia. Em teoria, é compreensível. A programação em excesso e a programação a cada minuto garantem que você não desperdice seu valioso tempo. Na realidade, porém, um calendário cheio não funciona dessa maneira.

Calendários rígidos podem ser opressores e causar esgotamento quando você se sente obrigado a seguir o cronograma que criou. O esforço  pode se tornar muito intenso com um calendário sobrecarregado, o que não lhe dá flexibilidade para lidar com o inesperado ou permitir a espontaneidade.

Ao longo do dia, deixe uma ou duas horas livres. Isso não significa que você pode desistir, mas lhe dá disponibilidade para lidar com uma emergência ou concluir uma tarefa que demorou mais para ser concluída do que o planejado. E se o seu dia não tiver drama, você pode usar esse tempo para ler, meditar, organizar sua área de trabalho, dar um passeio ou ajudar alguém da equipe que possa estar tendo alguma dificuldade.

Não planeje cada minuto do seu tempo de inatividade. E se você não tiver planos para este sábado? Você pode acordar querendo fazer uma viagem de último minuto. Como você não tem mais nada programado, aproveite o descanso e desfrute desse luxo.

Aprenda a relaxar e desabafar.

Finalmente, supere sua culpa ou ego para evitar o esgotamento. Você não precisa estar “ligado” a cada segundo acordado. Tire um tempo do trabalho e divirta-se. Lembre-se de que a vida é muito mais do que trabalho. Além disso, todos nós precisamos desses intervalos para relaxar, descomprimir e recarregar as baterias.