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A pandemia veio para colocar em evidência o trabalho remoto e mostrar as suas diversas formas de ser produtivo nesse formato. O trabalho remoto, como o próprio nome já diz, é a prática que permite que funcionários trabalhem fora do escritório em dias específicos ou até mesmo de forma permanente. 

Trata-se de uma modalidade de trabalho que há tempos vem ganhando espaço dentro das empresas. No entanto, com os últimos acontecimentos envolvendo a pandemia da Covid-19, a prática tornou-se uma opção inevitável, principalmente para empresas que possuíam a maioria dos seus colaboradores em escritórios.

Para o trabalho remoto ser verdadeiramente produtivo, contudo, são necessárias ferramentas de comunicação e gestão modernas, tanto para a distribuição das atividades quanto para a comunicação organizada e a garantia da execução do que foi planejado. Porém, para fazer dar certo, é necessário que os gestores estabeleçam regras e boas práticas para ter a certeza de que essa prática seja benéfica para todos. 

Muitas empresas ainda não conseguem funcionar bem nesse formato, em sua maioria o trabalho não sai com produtividade e ainda prejudica a vida pessoal dos colaboradores. 

Por isso, para te ajudar, nós separamos 6 dicas para que você avance em seus projetos. 

1. Defina as expectativas e as regras
2. Estimule a comunicação
3. Crie um cronograma de videoconferências
4. Cultive os laços de confiança e familiaridade
5. Faça com que se sintam parte de um todo
6. Use a tecnologia a seu favor

 Dicas para gerenciar o trabalho remoto

Existem alguns mitos sobre a gestão do trabalho remoto. Um deles prega que, para administrar um time a distância, é necessário um conjunto de habilidades muito diferentes daquele de um gestor presencial.

Mark Mortensen, professor de Comportamento Organizacional do INSEAD, contesta a afirmação. Em artigo da Harvard Business Review, ele afirma que os trabalhadores remotos “são pessoas como quaisquer outras, trabalhando em uma organização para que as coisas sejam feitas. E que devem ser gerenciados como tais”.

Isso posto, Mortensen conta que os gestores devem dedicar um esforço extra para cultivar uma dinâmica positiva no time, de modo a assegurar que esses colaboradores remotos sintam-se conectados. O pensamento de Keith Ferrazzi, fundador da consultoria de pessoas Ferrazzi Greenlight, vai no mesmo sentido. Para ele, o gestor de equipes remotas deve demonstrar uma “abordagem proativa”.

E os dois especialistas compartilham dicas importantes para que a gestão do trabalho remoto seja desenvolvida com eficiência:

1. Defina as expectativas e as regras

“Como gestor, você precisa, de antemão, deixar claras as expectativas e estabelecer regras para as formas como as interações vão ocorrer”, afirma Ferrazzi. Caso contrário, o fracasso será certo. O especialista recomenda que você “estabeleça linhas de prestação de contas bem definidas”, o que pode ser feito por meio de revisões periódicas dos objetivos estabelecidos para o projeto.

Mark Mortensen, por sua vez, lembra da importância das métricas: “assegure-se de que as métricas que você está usando no trabalho remoto são as mesmas adotadas para o resto do time. Os trabalhadores a distância precisam saber que não estão sendo tratados diferentemente”.

Além disso, você deve manter um monitoramento regular das atividades. Para isso você pode contar com uma ferramenta de gestão como o Runrun.it. Na plataforma, você sabe exatamente em que pé está cada tarefa realizada pelo colaborador remoto, e quanto tempo falta para que seja concluída.

2. Estimule a comunicação

Keith Ferrazzi afirma que uma das chaves para gerenciar o trabalho remoto é estabelecer uma “cadência na comunicação” – incluindo o quão rapidamente os colaboradores deverão responder e-mails, por exemplo, além de quais passos constituirão o fluxo de trabalho, e em quais dias da semana as ligações de checkpoint ocorrerão.

Ferrazzi é categórico: “se você, como gestor, não criar canais de comunicação bons e transparentes, o colaborador remoto vai se sentir ‘livre’ ou até ‘esquecido’”. É preciso considerar, também, as diferenças no fuso horário, caso a equipe tenha grandes diferenças de geolocalização. Uma saída é marcar as reuniões em um cronograma rotativo, de modo que nenhum colaborador remoto se sinta prejudicado pelos horários.

3. Crie um cronograma de videoconferências

As videoconferências, mais conhecidas como calls, são essenciais para que sua equipe se mantenha alinhada enquanto trabalha remotamente. Mas, assim como as reuniões presenciais, para que as calls sejam produtivas, é necessário que algumas medidas sejam tomadas antes, durante e depois desses encontros. 

Dicas para reuniões produtivas no trabalho remoto: definir pauta, ligar a câmera, listar as ações que deverão ser tomadas a partir dali.

4. Cultive os laços de confiança e familiaridade

Mesmo com todo mundo trabalhando a distância, é importante manter os laços de confiança e familiaridade. Para isso, Mark Mortensen sugere que você reserve os primeiros minutos de cada call para um bate papo informal.

“Você pode conversar sobre coisas que geralmente são debatidas no ambiente de trabalho – planos para o final de semana, fatos envolvendo as crianças ou o jogo da noite anterior”. Pode parecer um gesto ínfimo, mas faz toda a diferença para um time que está trabalhando remotamente.

5. Faça com que se sintam parte de um todo

Falando em time, a distância física pode criar uma sensação de isolamento em quem está afastado. Mortensen afirma que é fundamental que você “observe a linguagem que usa quando conversa sobre trabalhadores remotos, e certifique-se de que não vai criar aborrecimentos dentro da equipe”.

Concentre-se no que você e seus funcionários têm em comum objetivos organizacionais, por exemplo. Lembre-se também que times remotos podem se sentir invisíveis e que suas ações e esforços não estão sendo percebidos. Assim sendo, assegure-se de que os esforços deles também são reconhecidos perante toda a empresa.

6. Use a tecnologia a seu favor

Hoje a grande aliada da produtividades é a tecnologia, ela facilita, organiza e ajuda as equipes em seus projetos. 

Segue uma pequena lista de alguns software para sua organização que são usados por pequenas e grandes empresas. 

1. Trello

O Trello é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais conhecidas. A especialidade do Trello reside em seus quadros Kanban interativamente simples, que ajudam a arrastar e soltar rapidamente as tarefas de uma coluna para outra.

Entre suas principais funcionalidades estão: quadros Kanban flexíveis, atribuição de tarefas, anexo de arquivos, verificação de progresso e comunicação em tempo real com o restante da equipe.

2. Asana

O Asana é outra alternativa de software gerenciador de tarefas usado por muitas empresas brasileiras. Em sua interface, você pode criar e gerenciar tarefas individualmente ou atribuí-las a projetos, bem como acompanhá-las através de vários dispositivos.

No Asana você encontra módulos que ajudam você a se concentrar em tarefas mais importantes e urgentes, promover a colaboração entre os membros da equipe, compartilhar arquivos, entre vários outros.

3. Bitrix24

Integrando várias ferramentas de gerenciamento de negócios em uma solução, o Bitrix24 é um poderoso software de gerenciamento de tarefas. Ele fornece uma plataforma colaborativa para lidar com seus projetos de maneira inteligente, por meio de soluções elaboradas que inclui o gerenciamento de tarefas, colaboração em equipe e vai além, disponibilizando ainda um CRM.

O módulo de gerenciamento de projetos inclui controle de tarefas, subtarefas, monitoramento de tempo, modelos, papéis, notificações, gráficos de Gantt e Kanban, além da integração com outras plataformas.

Além disso, a funcionalidade de rastreamento automático de tempo ajuda a acompanhar para onde foi o seu tempo e como melhorá-lo. No caso de rastreamento manual de tempo, você pode facilmente inserir entradas de tempo de acordo com sua programação e calcular as horas gastas.

4. GanttProject

O GanttProject é uma ferramenta que capacita os gerentes de projeto a criar gráficos sofisticados de Gantt, podendo desenhar dependências e impor restrições ao projeto. Além disso, a solução permite que usuários criem e organizem tanto tarefas quando avanços – incluindo também a exportação de informações em formatos como HTML e PDF.

5. Teamwork

O Teamwork é um dos melhores softwares de gerenciamento de tarefas para quem tem o foco em simplificar a colaboração e o esforço da equipe. Ele oferece uma impressionante variedade de recursos de gerenciamento de projetos que se estendem do gerenciamento simples de tarefas ao controle de tempo, cobrança e muito mais.

6. Todoist

O Todoist é um poderoso gerenciador de listas e tarefas, oferecendo alguns recursos sólidos de gerenciamento de tarefas para você e sua equipe. A ferramenta permite que você acompanhe rapidamente o progresso das atividades ao longo do tempo através de um conjunto de recursos úteis.

Se você está propenso a esquecer as coisas, use a funcionalidade de adição rápida e anote instantaneamente tudo o que lhe vier à cabeça. Os rótulos, tags e temas de cores permitem ainda que você organize suas tarefas da maneira que desejar e de acordo com suas prioridades.

Nova realidade no mundo corporativo 

Por mais que trabalhar a distância já fosse considerado uma tendência e que muitas empresas tivessem aderido a essa modalidade, para a grande maioria das pessoas essa é a primeira experiência trabalhando remotamente. 

Anterior ao período de isolamento social, dos 20% que eram adeptos ao home office, 24,2% deles trabalhavam fora do escritório apenas uma vez por semana. 

Atualmente, 88% das empresas estão trabalhando de forma 100% remota e a tendência é que, mesmo após o relaxamento das medidas de isolamento social, esse número continue crescendo, já que 80% dos gestores de agência afirmaram que gostariam de continuar trabalhando em home office; 19,6% responderam que em uma frequência de três dias na semana e 17,3% escolheriam cinco dias. 

Se você ainda tem dúvidas de como gerenciar a sua equipe é só navegar em nosso blog, aqui nós temos vários posts sobre este tema. E para ficar por dentro das nossas publicações é só seguir a gente no instagram @vitalpetbrasil