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Em um cenário com tantas distrações digitais, nada melhor do que usar a tecnologia para saltar na frente da concorrência e elevar a eficiência da sua gestão, não é mesmo?

Aplicativos para organizar as tarefas, monitorar desempenho, otimizar processos, estruturar rotinas administrativas…

Mesmo que você atue sozinho na empresa, ainda sem uma equipe para coordenar, usar aplicativos de gestão do tempo é uma boa opção para produzir mais e, dessa forma, aumentar a rentabilidade do negócio.

Em tempos de pandemia, times inteiros são montados de maneira remota para manter os negócios ativos. Porém, trabalhar em casa exige disciplina e organização do tempo.

A mudança da rotina por si só já é um desafio, sobretudo para aqueles que dividem o espaço da quarentena com a família. Algumas equipes já trabalham com colaboradores à distância, o que favorece a adaptação e a gestão das atividades, entretanto, muitos precisam encarar o home office pela primeira vez. Para auxiliar nessa missão existem inúmeras ferramentas, muitas gratuitas, disponíveis online no mercado. 

Separamos 8 aplicativos que poderão auxiliar você e seu time na gestão do tempo e das atividades.

1. Trello

Ferramenta de gerenciamento colaborativo de projetos que pode ser editado por várias pessoas envolvidas na demanda. Em formato de listas, compostas por cards, as atividades são facilmente editáveis e movidas dentro dos quadros de gestão do projeto. Nesses cards é possível adicionar membros para atividade, checklist, marcadores, anexar arquivos e fazer comentários. Ele não precisa de instalação e pode ser utilizado via navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer. Ele também pode ser acessado através de aplicativos do Google Play, iTunes, Windows 8 e Kindle Fire. Embora tenha ferramentas com acesso pago, a ferramenta é gratuita.

2.Asana

Esta ferramenta auxilia na comunicação em grupo a partir da nuvem, diminuindo o acúmulo de e-mails. O aplicativo permite o monitoramento facilitado de trabalhos e deadlines. Ajuda as equipes com tarefas, projetos, conversas e notificações, de forma a levar o gestor a acompanhar os resultados e o andamento dos projetos do início ao fim. Está disponível em versão web e apps para Android e iOS. Assim como a maioria das ferramentas de gestão, é possível experimentar a ferramenta gratuitamente e assinar serviços premium.

3. RescueTime

Este aplicativo ajuda você a entender onde o usuário gasta a maior parte do tempo. A ferramenta analisa em segundo plano o tempo gasto em cada site no computador ou celular. Com painéis intuitivos o usuário consegue analisar onde tem depositado mais tempo e até bloquear determinados sites que atrapalham na produtividade. Também é possível criar alertas para gerenciamento de tempo limitado de alguns sites. Perfeito para quem se distrai com facilidade, sobretudo em diferentes condições de trabalho que estava habituado.

4.Pocket

Caso algumas dessas “distrações” sejam importantes, porém você não pode perder tempo naquele instante, esta ferramenta pode te ser útil para você. O Pocket ajuda a gerenciar suas leituras. É possível salvar textos, vídeos e arquivos para ler depois, inclusive off-line, assim você consegue salvar o material ao longo do dia, com apenas um clique (pelo celular ou browser) e escolher um tempo adequado que não interfira na sua produtividade para dar atenção a esses materiais. Acesse na versão web ou baixe os aplicativos para Android, iOS, e outros dispositivos.

5.Slack

Uma plataforma de mensagens instantâneas. Semelhante ao Microsoft Teams, a plataforma de comunicação empresarial é focada em organizar a comunicação de grupos e subgrupos de trabalhos, sendo possível o contato entre duas ou mais pessoas, organizados por projetos ou temas de trabalho. É uma alternativa para longas caixas de e-mail, onde você também pode adicionar arquivos, salvar informações relevantes ou ainda organizar canais de trabalho para facilitar a comunicação dos envolvidos no projeto.

6.Toggl

Esta ferramenta auxilia no controle de tempo em atividades e projetos. Com um cronômetro para ser ativado à distância de um clique, o aplicativo filtra as tarefas adicionando clientes, projetos e tags. Quanto mais você usa a ferramenta melhor tem condições de gerenciar e planejar o próprio tempo, pois ao final de cada projeto é possível verificar um gráfico que mostra facilmente o tempo dedicado àquela demanda. O Toggl permite rastrear aplicativos online do usuário e permite ainda a formação de equipes de até 5 pessoas. Este também é o limite para o pacote gratuito, disponível online e nas versões mobile para Android e iOS.

7.Evernote

Este aplicativo é prático e simples de utilizar e pode ser facilmente acessado pelo celular para salvar arquivos, imagens e textos. É uma ferramenta muito útil para quem trabalha em casa e tem maior dificuldade de se desconectar mentalmente do trabalho. Fechou o computador, mas as ideias continuam fluindo? O Evernote funciona como um rascunho, um lugar seguro para salvar mensagens para si, ideias e listas que não podem ser esquecidas. Disponível online, para Android, iOS e Microsoft.

8.PomoDoneApp

Se você ainda tem dificuldade de focar com tantas distrações ao trabalhar em casa, esse temporizador de contagem regressiva de produtividade se conecta com diferentes ferramentas para aprimorar o sistema de gestão de tarefas. A partir de técnicas como Pomodoro, conhecida por aumentar a eficiência e a produtividade, ele também aplica a metodologia de timebox ao Todoist, Trello, Wunderlist, Asana, Evernote, Slack, Microsoft To-Do e Microsoft Outlook Tasks, Google Agenda, etc. O aplicativo é gratuito, porém para utilizar ferramentas mais avançadas existe o pacote pago Premium.

Por que adotar aplicativos de gestão do tempo

Depois de conferir a lista de aplicativos de gestão de tempo, você já se convenceu a usar a tecnologia para facilitar a sua rotina?

Ferramentas como as citadas acima são aliadas no ganho de produtividade.

Afinal, para produzir mais com menos tempo, você precisa definir muito bem as prioridades e organizar a lista de tarefas conforme as horas que necessita para concluir cada uma.

Então, cronometrar tempo, fazer listas, analisar desempenho e ter opções que facilitam o acesso às informações do negócio são estratégias para você não perder tempo.

Tenha isto em mente: quanto mais organizadas forem as tarefas do seu dia a dia, mais você poderá se concentrar em atividades de alto valor agregado para o seu negócio, como o planejamento estratégico, por exemplo.