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Quando você é um profissional sério, muitas vezes consegue fazer conexões e adquirir mais recursos. Na verdade, o crescimento depende naturalmente disso. O que você não pode fazer é adicionar magicamente mais minutos ao dia. O tempo é um recurso limitado e de longe o seu ativo mais importante, então você não pode desperdiçá-lo. Para fazer com que cada segundo conte, certifique-se de evitar essas armadilhas comuns que o fazem perder tempo.

1. Usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas

Muitas vezes, a primeira coisa que as pessoas fazem fazem pela manhã é verificar os e-mails, ler todas as suas mensagens e deixar o que na sua caixa de entrada apenas o que irá definir sua agenda para o dia. E então o que acontece? Suas prioridades reais são desviadas e você não realiza o que pretendia fazer. Você está trabalhando para os objetivos de todos, menos os seus.

O que você deve fazer é lidar com seu e-mail em torno de um plano de batalha para o dia que você já elaborou. Seu plano de batalha é apenas um conjunto de objetivos de curto prazo que o ajudam a superar obstáculos e enfrentar estratégias maiores, passo a passo, para realmente realizar seus objetivos gerais. E há uma maneira simples de fazer isso com eficiência.

Primeiro, crie três pastas logo abaixo de sua caixa de entrada. Rotule-os como Prioridade 1, Prioridade 2 e Prioridade 3. Em seguida, vá até sua caixa de entrada e controle todas as mensagens que puder imediatamente. Se houver algo que você não possa fazer imediatamente, coloque essas mensagens nas pastas prioritárias. A partir daí, crie de duas a quatro seções em seu dia, nas quais você entra e sai de seu e-mail de uma forma claramente definida. Dessa forma, você não permitirá que o e-mail interrompa outras coisas que está tentando alcançar, mas sabe que terá uma chance de obter suas comunicações, mesmo quando tudo o mais estiver acontecendo.

2. Não responder aos clientes rapidamente

Estamos na era do texto e do vídeo. As pessoas esperam respostas rápidas – se não imediatas. Estudos mostraram que até 80 por cento dos clientes esperam que as empresas respondam às mensagens de atendimento ao cliente em 24 horas, com 37 por cento esperando uma resposta dentro de uma hora. Portanto, tente responder o mais rápido possível. Se uma resposta for complicada e você realmente não tiver tempo para respondê-la no momento, então, pelo menos, envie um e-mail informando ao seu cliente que você retornará a ele com uma resposta completa mais tarde.

3. Não responder totalmente ao seu e-mail

Quando você não responde a tudo em uma mensagem de e-mail, inevitavelmente incentiva ainda mais mensagens à medida em que as pessoas tentam obter esclarecimentos ou mais informações de você. Esse tráfego adicional rouba um tempo precioso da inovação, colaboração e manipulação de outras tarefas essenciais. Antes de pressionar enviar, revise seu e-mail e certifique-se de que abordou todos os pontos. Considere ir ainda mais longe: Antecipe as perguntas ou necessidades que o destinatário pode ter no futuro e resolva essas questões também.

Ser prolixo

Por outro lado, não exagere. Responder totalmente um e-mail não significa que você tenha que escrever uma tese. Vá direto ao ponto. Fique com palavras e frases curtas. Tenha como objetivo apenas quatro ou cinco linhas para se manter no caminho certo.

5. Tratar “responder a todos” como doce

Criar um e-mail não envolve apenas seu tempo. Envolve a de todos os outros também. Respeite isso e inclua apenas as pessoas que realmente precisam participar ou saber sobre a conversa. Se você pode usar o campo bcc, faça isso. Então, quando as pessoas respondem, a resposta delas vai apenas para você e não para todos os outros.